Mange virksomheter i verden, også her i Norge, er nå i full gang med å forberede seg på et mulig utbrudd av Korona-viruset. Her er et par råd fra oss i Hill+Knowlton Strategies.
Forberedelser:
Oppdater og gjennomgå eksisterende kriseplaner- Fungerer denne planen hvis det oppstår en pandemi, eller er det noen deler som må oppdateres?
I denne gjennomgangen bør dere stille dere følgende spørsmål:
- Har virksomheten en plan for hvordan dere skal håndtere ansatte som blir smittet og eventuelt deres pårørende?
- Har dere en plan for hvordan dere opprettholder driften av virksomheten i tilfelle mange ansatte blir borte over flere uker?
- Hvordan har dere tenkt å informere de ansatte, kunder og andre interessenter, i tilfelle dere blir rammet. Det kan være utfordrende å gjøre det arbeidet etter at et eventuelt utbrudd har blitt gjort kjent.
- Har dere interessenter som vil være ekstra opptatt av å være informert om hvilke forberedelser man tar i virksomheten? Det kan være eiere, tilsyn og myndigheter. Bør de informeres for å oppleve at virksomheten er godt forberedt?
- Kjenner medarbeidere til virksomhetens egne forholdningsregler til smittevern og reisevirksomhet til og fra rammede regioner?
- Er virksomhetens ulike funksjoner (HR, internkommunikasjon, eksternkommunikasjon, ledelse) samkjørt?
I tilfelle utbrudd:
- Kommunikasjonen bør være rasjonell og gjennomtenkt – unngå panikk.
- Kommuniser hvilke tiltak man iverksetter, og hvilke tiltak man iverksetter hvis flere er smittet. Flere bedrifter i rammede regioner har eksempelvis innført hjemmekontor i skift, slik at ikke alle ansatte er på samme lokasjon – for å unngå smitte.
- Kommuniser helsemyndighetenes til enhver tid gjeldende råd.
- Kommuniser internt, også uten at det har skjedd noe konkret nytt. Det vil være et stort ønske om å bli holdt informert også om at det ikke er noen direkte utvikling.
- Svar på de ansattes eventuelle spørsmål.
- Hvis det oppstår misforståelser eller usanne rykter – korriger de.
- Ha en enhetlig og samkjørt kommunikasjon i bedriften.
