Adferdspsykologi og kommunikasjon går hånd i hånd når en bedrift skal gjennom en endringsprosess. Her er noen tips for en vellykket endringsreise – der medarbeiderne dine er med på laget.
Forskning viser at kun tre av ti endringsprosesser når de målene som er satt. En av årsakene er at ledere undervurderer behovet medarbeiderne har for informasjon. Men hvilken type informasjon har de ansatte egentlig behov for, og når og hvordan skal du kommunisere den?
Endringsprosessen deles i tre faser
Organisasjonspsykologen William Bridges har, med utgangspunkt i adferdspsykologi, identifisert tre stadier i en endringsprosess: Sluttfasen, den nøytrale fasen og den nye begynnelsen. Stadiene forteller hva hver enkelt av oss går gjennom under en endringsreise. Det er nyttig for deg som leder å reflektere over.
I en endringsreise ligger ofte ledere langt fremme i modningsprosessen, mens de ansatte starter fra scratch. Forstår du det psykologiske adferdsmønsteret hos medarbeiderne dine har du, ifølge Bridges, bedre forutsetninger for å gjennomføre hurtige og smidige endringsprosesser.
Fase 1: Begynnelsen er for mange en slutt
Når medarbeidere presenteres for en omstilling eller endring, kan det fort oppleves som at man mister noe eller at man står ved veis ende. Sjeldent føles det som en ny begynnelse, slik ledere kanskje så det for seg på tegneblokka. Naturlige reaksjoner er usikkerhet, sjokk, frustrasjon og noen ganger også uttalt motstand. Hvordan kan du unngå det?
I denne fasen er det viktig å møte medarbeiderne dine med empati og forståelse for følelsene og reaksjonene som oppstår. Tydelighet i kommunikasjonen reduserer spekulasjoner og usikkerhet. Som leder bør du derfor prioritere å formidle formålet med endringen godt. Besvar spørsmål som: Hvorfor gjør vi dette? Hvilket felles mål oppnår vi? Adresser naturlige spørsmål knyttet til omfang og konsekvenser. Det kan være nyttig med én-til-én samtaler.
Les også: Slik jobber vi med ansattkommunikasjon i endringsprosesser.
Fase 2: Nøytral sone – en bro fra gammelt til nytt
Den nøytrale fasen bygger bro fra gammelt til nytt. Dette er fasen man går inn i når medarbeiderne avfinner seg med situasjonen og naturlig blir mer interessert i det som er nytt. Fasen karakteriseres ofte ved økt positiv nysgjerrighet. Samtidig er opplevelsen av å være forvirret eller usikker fortsatt tilstedeværende. I denne fasen er det viktig at du skaffer deg oversikt over hvor sentrale ansatte står i prosessen, slik at disse blir gode støttespillere for å få med flere på laget. Husk at overgangen til en mer nøytral fase skjer individuelt og at det er individuelt hvor lang tid hver enkelt medarbeider trenger for å områ seg.
Som leder gjør du klokt i å gi ansatte tid og støtte i den nøytrale fasen. Jobb med å få medarbeiderne engasjert i hvordan de kan bidra til at den nye strategien operasjonaliseres. Team building-tiltak og kreative prosesser kan motivere og forankre den nye strategien. Slik sørger du for at de ansatte føler seg inkludert og at de er med på å forme endringsreisen dere skal ha sammen.
Fase 3: Den nye begynnelsen
Medarbeidere som ikke bare aksepterer endringene, men som også har god rolleforståelse og motiveres av endringen, blir mer produktive og bidrar positivt til prosessen. Den siste fasen er derfor en god periode for ny læring og påfyll av kompetanse, men også for å gi anerkjennelse for alt arbeidet organisasjonen har nedlagt sammen.
Som leder er det viktig at du i denne fasen deler seiere, og samtidig markerer mål og delmål. Det er hyggelig med markeringer, men å dele erfaringer og reflektere over seiere handler om mer enn en god fest. Det viser de ansatte at man setter pris på arbeidet og innsatsen de har lagt ned. I tillegg vil anerkjennelse ofte «vinne over» de medarbeiderne som har vært mindre positive til endringen, slik at de blir mer villige til å følge dere videre inn i endringsreisen.
I Gambit H+K har vi har jobbet med flere små og store selskaper og deres endringsprosesser. Står du overfor noe lignende selv? Ta kontakt med oss hvis du ønsker råd rundt tematikken eller fremgangsmåten.